CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

MANUAL DE USUARIO

Introducción.. 2

Como Ingresar A Contabilidad Gubernamental. 2

Herramientas Básicas A Utilizar. 3

Modulo De Archivo.. 4

Como Crear Usuarios. 4

Parámetros Generales. 6

Modulo De Activos Fijos. 14

Artículos. 18

Departamentos. 22

MODULO DE CONTABILIDAD.. 56

Aspectos Básicos. 58

Como Crear, Modificar o Eliminar Partidas Presupuestarias: 60

Como Crear una Partida?. 64

Como Crear, Modificar o Eliminar el Plan de Cuentas. 76

Como Crear una Cuenta Contable?. 79

Como Modificar una Cuenta Contable?. 85

Como Eliminar una Cuenta Contable?. 87

MANEJO DEL MODULO DE CONTABILIDAD.. 90

Como Ingresar la Asignación Presupuestaria. 94

Como Ingresar los Asientos Contables. 100

Como realizar la Afectación Presupuestaria. 111

OTRAS OPCIONES DEL DIARIO GENERAL INTEGRADO.. 119

Cómo Eliminar Un Asiento. 125

Cómo Copiar un Asiento. 150

Como Utilizar los Asientos Pendientes. 160

INFORMES. 185

Diario General Integrado. 186

Resumen Diario General Integrado. 191

Mayor General 194

Estados Financieros Contables /Presupuestarios. 198

VALIDADOR DE CUENTAS CONTABLES Y PRESUPUESTARIA ........ 204

GENERACION AUTOMATICA DE ARCHIVOS PLANOS ........ 207

Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios. 215

OTRAS OPCIONES DEL MODULO DE CONTABILIDAD.. 222

Como Ingresar Un Aumento o Recorte de Presupuesto. 223

Como Eliminar un Aumento o Recorte Mal Ingresado. 233

Re-Ordenar Nro. Asientos. 239

Cierre de Período. 243

SUGERENCIAS PARA OBTENER UN RESULTADO EFICAZ EN EL MODULO DE CONTABILIDAD 244

CONTROL DE BANCOS. 298

Crear Bancos Comerciales. 304

Ingreso de Movimiento de Bancos. 308

Conciliación Bancaria. 319

OPCION DE VOCALES. 760

PENDIENTES. 783

PAGO IESS. 795

PAGO RETENCIONES VARIAS. 811

PAGO IMPUESTOS. 834

PAGO IMPUESTOS. 906

COMO GENERAR ARCHIVOS PLANOS. 985

Dar un Clic en Nuevo y procedemos a llenar los datos Como: 1014

COMO GENERAR ARCHIVOS PLANOS DE RETENCIONES IVA.. 1063

# Introducción

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL es un programa basado en el Registro Oficial No 249 del 22 de Enero del 2001 y el Suplemento Registro Oficial No 605 del 26 de Junio del 2002.

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El objetivo del presente Software es demostrar la aplicación práctica de los principios y normas técnicas del Sistema de Administración Financiera que constituyen los fundamentos básicos y las orientaciones prácticas para el reconocimiento y registro de los hechos económicos que ocurren en los entes públicos, bajo la visión sistemática integradora, interactuante e interdependiente que deben existir entre los diversos elementos de la administración financiera y fundamentalmente, entre el Presupuesto, la Tesorería y la Contabilidad.

Con el programa de CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL tenemos una buena herramienta que ayudará a llevar de una mejor manera el trabajo diario, para presentar informaciones a las distintas entidades supervisoras como son: Ministerio de Economía, Ministerio y Direcciones de Educación.

# Como Ingresar A Contabilidad Gubernamental

Ø Clic en el botón INICIO

Ø Escogemos la opción PROGRAMA y hacemos un clic

Ø Escogemos la opción CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL y damos y clic; y nos aparece la siguiente pantalla.

Ø En Usuario: Admin.

Ø En Contrase ña: escribimos (adm).

Ø Periodo: 2005.

De un clic en aceptar y aparece la pantalla principal de contabilidad Gubernamental así:

Aquí encontramos todos los Módulos que el Presente Sistema de Contabilidad Gubernamental le permite utilizar como son:

* Archivo * Activos Fijos * Contabilidad

* No Contables * Inventarios * Rol de Pagos

* Proveedores * Control de Existencia * Control de Banco

* Especies Valoradas * Ayuda

# Herramientas Básicas A Utilizar

Nuevo Deshacer

Eliminar Buscar

Actualizar Imprimir artículos

Grabar Cerrar

Calcular depreciación Archivos Planos

Nos permite ampliar o reducir las pantallas en los informes

Validador de Cuentas Contables y Presupuestarias

Calculo de asientos contables con IVA y Retención en la fuente

Pago de asientos contables

Cuando un comando sea el mismo en otro formulario, pero la acción no sea la misma, es decir puede guardar un registro y también puede generar el archivo SPI para ello tenemos que mirar un recuadro de Color amarillo que nos indicará la acción que va a realizar este comando por ejemplo este recuadro aparecerá en una ventana determinada pero en otra ventana aparecerá . Es algo muy importante a tomar en cuenta.

# Modulo De Archivo

Contiene:

## Como Crear Usuarios

Vamos a la pantalla principal Archivo - Usuarios y aparece la siguiente pantalla

El programa automáticamente genera el primer usuario como indica en la pantalla anterior .

Damos un clic en nuevo

En código: el programa automáticamente genera numero 2 y si deseamos crear otro proveedor generaría 3 y así.

En Nombre: Ingresamos el nombre del nuevo usuario.

En fecha de Ingreso: el programa genera automáticamente.

Contraseña: Ingresamos la contraseña con la que el usuario desea trabajar y damos clic en grabar

Como Dar Permisos A Los Usuarios

Vamos a la pantalla principal Archivo - Permisos y aparece la siguiente pantalla.

Luego vamos a Usuarios y escogemos al usuario que vamos a dar el permiso

Vamos a Módulos y escogemos los módulos que vamos a dar permiso al usuario que escogimos anteriormente y damos clic en

Una ves seleccionado el usuario dado permisos, salimos

## Parámetros Generales

Menú Principal Archivo Parámetros Generales

Ø Damos un clic en “Actualizar” y registramos los datos de la Institución, Dirección, RUC, Ciudad, Teléfono, Fax, E-Mail, Período.

Ø En U. Ejecutora ingresar los datos de la Unidad Ejecutora de la institución tanto para ingreso como para gastos completos de acuerdo al Presupuesto inicial como se da a conocer en la grafica que está a continuación. Esta información nos servirá para realizar directamente los archivos planos de los Informes Contables y Presupuestarios.

Ø Además los nombres del Rector (a) y del Colector (a) y sus respectivos cargos y procedemos a “grabar”

Ø Estos datos nos servirán para que se registren en todos los informes que posteriormente imprimamos.

# Modulo De Activos Fijos

Para el manejo del modulo de Activos Fijos vamos a realizar los siguientes pasos:

Ø Crear los Artículos

Ø Crear Departamentos

Ø Hacer el Ingreso de Activos Fijos

## Artículos

Aquí ingresamos los datos de los activos fijos que cumplan las características de ser activos fijos del acuerdo al Art. 2.2.5.2 del Registro Oficial No. 249

Procedimiento

Dar un Clic en NUEVO e ingresar en primer lugar el código del bien, luego el nombre del artículo y finalmente escoger la cuenta contable y finalmente GRABAR.

Una vez grabada la información podemos modificar algún artículo “si es necesario” digitando la tecla Actualizar, una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a Grabar.

De igual manera se podrá eliminar artículos digitando la tecla ELIMINAR cuando por algún motivo los hayamos ingresado en forma equivocada

# Departamentos

Pulsamos el Mouse en NUEVO y escribimos los departamentos o áreas que hay en la institución como: rectorado, secretaría, colecturía, etc y los numeramos iniciando por el número uno y así sucesivamente; procedemos a Grabar después de cada Ingreso

OBSERVACIONES

Una vez grabada la información podemos modificar algún artículo digitando la tecla Actualizar, una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a grabar. De igual manera se podrá eliminar artículos digitando la tecla Eliminar cuando por algún motivo los hayamos ingresado en forma equivocada

Ingreso de Activos Fijos

Ir a: Menú Principal Activos Fijos Ingreso de Activos Fijos

PROCEDIMIENTO

Dé un clic en NUEVO, luego:

En Artículo damos un clic en el botón y nos aparece el listado de productos que creamos anteriormente; escogemos cualquiera de estos y procedemos a ingresar todos los datos necesarios como:

El número de serie del bien puede ser “el número de fabrica del bien” ó “el numero de que se le da a un artículo al hacer un inventario”.

El Departamento de igual forma pulsamos el botón donde encontramos el listado de departamentos que nos servirá para identificar en donde está el artículo.

En Cantidad anotamos el número de artículos o bienes que existen en ese departamento.

En Valor Unitario registramos el valor unitario y automáticamente se registra el valor total y el valor residual.

El Vida Útil (años), registramos la vida útil del bien de acuerdo a la tabla de depreciaciones del Art. 2.2.6.1. del R.O. Nª 249.

En Fecha Adquisición ingresamos la fecha de compra del artículo y posteriormente procedemos a Grabar y de esta manera ingresamos todos los Activos Fijos que existen.

OBSERVACIONES

- Una vez grabada la información podemos modificar algún artículo digitando la tecla Actualizar, una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a Grabar.

- De igual manera se puede eliminar artículos digitando la tecla Eliminar cuando por algún motivo los hayamos ingresado en forma equivocada

· Luego de hacer el ingreso de los Artículos el sistema le permite automáticamente:

- Calcular la Depreciación Mensual de Cada Artículo

- Calcular la depreciación Grupal

- Contabilizar la Depreciación Mensual.

Calcular Depreciación Mensual

Menú principal Activos Fijos Calcular Depreciación Mensual; y nos aparece la siguiente pantalla

En Departamentos damos un clic en el botón de la derecha y escogemos el departamento; En artículos de igual manera clic en, escogemos el artículo; luego damos un clic sobre la serie, y luego damos clic en Calcular Depreciación y obtenemos la siguiente ventana:

Nuevamente pulsamos Calcular y obtenemos la tabla de Amortización del artículo. Asi.

Salir

INFORMES

- Para verificar los datos ingresados vamos a Activos Fijos Informes Depreciación Acumulada, digitamos el mes y año de la depreciación hacemos un clic en imprimir depreciación acumulada y nos aparece una pantalla con el resumen de todo lo ingresado

Luego pulsamos en Imprimir Depreciación Acumulada y obtenemos el siguiente reporte.

Del mismo modo lo realizamos para obtener reportes de los Activos Fijos. Obteniendo:

# MODULO DE CONTABILIDAD

## Aspectos Básicos

El Módulo de Contabilidad al estar elaborado de acuerdo con la normativa del Ministerio de Finanzas, contiene cuentas creadas en base a esta normativa, las cuales podemos crearlas, modificarlas o eliminarlas de acuerdo con los manuales.

## Como Crear, Modificar o Eliminar Partidas Presupuestarias:

Ir a: Menú Principal Contabilidad Partidas Presupuestarias

## Como Crear una Partida?

Para empezar, pulsar en Nuevo, luego proceder a ingresar los valores de:

En Código, ingresamos el código de la partida que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el plan de Cuentas Presupuestarias del Sistema..

En Partida, Escribir el nombre de la partida del código ingresado

Unidad Ejecutora, El sistema automáticamente ingresa la unidad ejecutora

En Cuenta Final, marcar con in clic si es cuenta final de acuerdo con la clasificación de las partidas Ej. La partida 15 “no es cuenta final”; mientras que la Partida 150101 “es cuenta final”.

Luego de ingresar estos datos, procedemos a Grabar.

Como Modificar una Partida?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a modificar Ej. Cod. 510101, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego pulse del botón Actualizar, y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar

Como Eliminar una Partida?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a eliminar Ej. Cod. 510101, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego pulse del botón Eliminar. Luego de ello escoja la opción Aceptar si es conveniente y la cuenta quedará eliminada, y no aparecerá en ningún reporte.

NOTA: Una Partida se podrá eliminar siempre y cuando no este ingresado ninguna información en la misma.

## Como Crear, Modificar o Eliminar el Plan de Cuentas

Ir a: Menú Principal Contabilidad Plan de Cuentas

## Como Crear una Cuenta Contable?

Para empezar, pulsar en Nuevo, luego proceder a ingresar los valores de:

En Código, ingresamos el código de la Cuenta Contable que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el Plan de Cuentas del Sistema..

En Nombre, Escribir el nombre de la Cuenta Contable del código ingresado

En Cuenta Final, marcar con in clic si es cuenta final de acuerdo con la clasificación de las Cuentas Ej. La Cuenta Contable 1“no es cuenta final”; mientras que la Cuenta 111.15.01 “es cuenta final”.

En Afectación Presupuestaria, se escoge la Partida Presupuestaria pulsando la tecla “F2”, siempre y cuando la cuenta creada tenga afectación presupuestaria según la Normativa del SIGEF; caso contrario lo dejamos en blanco, y procedemos a Grabar.

## Como Modificar una Cuenta Contable?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a modificar Ej. Cod. 111.15.01, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta Contable. Luego pulse del botón Actualizar, y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar

## Como Eliminar una Cuenta Contable?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a eliminar Ej. Cod. 111.15.01, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta Contable. Luego pulse del botón Eliminar. Luego de ello escoja la opción Aceptar si es conveniente y la cuenta quedará eliminada, y no aparecerá en ningún reporte.

NOTA: Una Cuenta Contable se podrá eliminar siempre y cuando no este ingresado ninguna información en la misma.

## MANEJO DEL MODULO DE CONTABILIDAD

Para el manejo del módulo de Contabilidad procedemos hacer lo siguiente:

1. Ingresar la Asignación Presupuestaria del año de la Institución enviada por el Ministerio de Finanzas.
2. Ingresar los Asientos Contables de (Apertura, Financiero, Ajuste o Cierre), para obtener los respectivos informes.

## Como Ingresar la Asignación Presupuestaria

IR a: Menú Principal Contabilidad Asignación Presupuestaria

Procedimiento

De un clic en Buscar Cuenta, y aparece una ventana en la cual escriba el código a buscar Ej. 15.01.01, luego pulse en aceptar y obtiene los datos de la partida. Luego pulse en Actualizar e ingrese el valor en el campo de Asig. Inicial. Finalmente grabe los datos dando un clic en Grabar.

Repita este proceso con todas las cuentas de presupuesto que tengan valor asignado.

Luego de haber ingresado toda la asignación podemos revisar pulsando en el botón Imprimir, para verificar si los datos fueron ingresados correctamente y por consiguiente cuadran los Ingresos y Gastos presupuestados.

## Como Ingresar los Asientos Contables

IR a: Menú Principal Contabilidad Diario General Integrado

Procedimiento

En la Ventana de Diario General Integrado un clic en Nuevo, e ingresamos:

En Tipo de Movimiento. Dar un clic en el botón, y escogemos el tipo de asiento a ingresar dando doble clic o enter. Ej.

En Fecha Contabilización, ingrese la fecha del asiento a realizar Ej. 02/01/2004

En Detalle, ingrese el Detalle o Glosa del Asiento Contable

Luego de ello, en el campo blanco de Código, dar un clic en el botón, y marque la cuenta que necesita con un clic, luego de un enter y ponga el valor, dependiendo si es cuenta de debe o haber.

Repita este proceso en la siguiente fila del diario. Luego de esto de un clic en Grabar, a lo que aparecerá el siguiente aviso:

Este cuadro nos recordará para hacer la afectación presupuestaria si es necesario, caso contrario pulsamos en s í para continuar.

## Como realizar la Afectación Presupuestaria

Fig. Nro 1

Luego de realizar el asiento contable y antes de grabar el mismo debemos en el caso que se realice un asiento de compromiso; afectarlo al Presupuesto, para lo cual hacemos lo siguiente:

Dé un clic en la Cuenta Contable ingresada en el diario que signifique un gasto (Fig. Nro 1.)

Ej. Materiales de Oficina, Pago de Agua, Luz, Sueldos, Etc. Luego con los cursores del teclado recorrer hacia la derecha, hasta la celda de Código Presupuesto. Luego pulsar un clic en el botón, e inmediatamente quedará afectada presupuestaria mente la cuenta, como muestra la (Fig. Nro. 2). Finalmente procedemos a Grabar el asiento

Fig. Nro 2.

## OTRAS OPCIONES DEL DIARIO GENERAL INTEGRADO

Cómo Modificar un Asiento

Esta opción se puede utilizar cuando deseemos modificar un valor en un asiento que ya está grabado. Para ello realizamos lo siguiente:

Dar un clic en el botón Actualizar, y aparece una ventana en la cual escriba el número de asiento a modificar, escoja aceptar y se despliega el asiento a modificar.

Realice los Cambios que sean necesarios y finalmente proceda a Grabar.

## Cómo Eliminar Un Asiento

La Presente opción se puede utilizar cuando por un error ingresamos un asiento repetido por ejemplo y deseamos eliminarlo. Para ello procedemos a realizar lo siguiente:

Dar un clic en el botón Eliminar, y aparece una ventana en la cual escriba el número de asiento a eliminar; escoja aceptar y aparecerá otra ventana, la cual verifica si usted esta de acuerdo de eliminar dicho asiento.

Escoja sí, si está de acuerdo y quedará eliminado

El Botón IVA

Esta opción en el Diario General Integrado nos permite realizar asientos en los cuales se hayan realizado compras con IVA, y por consiguiente hayamos tenido que retener parte de este Iva y también hayamos hecho también la retención en la fuente.

Este botón nos va a permitir crear un Asiento modelo que será de gran ayuda y se procede asi:

Dar un clic en Nuevo

Luego dar un clic en el botón IVA,

Presione F2 y seleccione la cuenta de Gasto

Llene los datos como:

Base Imponible Ej. (350.00)

Monto Iva Ej. (42)

% Retención Iva Ej. (30)

% Retención Fuente (1)

Pulsar en Generar Asientos Contables, y se obtiene el siguiente asiento:

Luego de esto podemos modificar lo que sea necesario y Finamente Procedemos a Grabar

## Cómo Copiar un Asiento.

Ir a: Diario General Integrado Nuevo Edición Copiar Asiento

Esta opción se puede utilizar cuando se tengan asientos iguales Ej (Rol de Pagos) y son extensos, para ello hacer lo siguiente:

- Pulsar el Diario General Integrado el botón Nuevo,

- Luego ir a Edición Copiar Asiento.
- Escriba el número de asiento a copiar Ej ( 2), significa que voy a copiar el asiento 2 que ya lo tengo grabado en el sistema, pulse en aceptar, y se obtiene el mismo asiento en el cual podemos modificar lo que sea conveniente y posteriormente procedemos a Grabar

## Como Utilizar los Asientos Pendientes.

La opción asientos pendientes recopila Asientos Contables enviados desde los diferentes módulos del sistema, hacia el módulo de Contabilidad como por Ej. (Asientos de Roles de Pago, Rotación de Inventarios). Para el envío de estos asientos al Diario General Integrado se realiza lo siguiente:

- Ir a Diario General Integrado Asientos Pendientes Imprimir y obtendrá el reporte de Asientos Pendientes

- Mire y recuerde el Nro. de asiento pendiente Ej. Nro. Asiento (1).

- Salga del Reporte dando un clic en el botón de la parte superior derecha ó pulsar Alt + F4

- Ahora dé un clic en Nuevo, luego ir a Asientos Pendientes Abrir; aparecerá una ventana en la cual escriba el Nro, Asiento pendiente que miró anteriormente Ej. Nro Asiento (1). Luego escoja aceptar.

- Realice los cambios necesarios y Finalmente Grabar el Asiento

Cómo Utilizar el Comprobante de Egreso o Ingreso de Caja

Ir a: Diario General Integrado Comprobante Egreso de Caja

El Comprobante de Egreso/Ingreso es una opción que nos permite imprimir dichos documentos de los movimientos monetarios que se vayan dando en la institución. A más de ello le permite imprimir el cheque, registrar movimiento de proveedores, como así también registrar en el Módulo de Bancos del Sistema, para que posteriormente pueda revisar los saldos y movimientos mediante la Conciliación Bancaria.

Se procede de la siguiente manera:

En Fecha, ingresar la fecha de comprobante

El Beneficiario, pulsar la tecla F2 y escoger el proveedor,

*si no está creado este, lo podemos hacer desde Edición Proveedor.

Escribir el Concepto del Comprobante

En Importe, escribir el valor que se pagó

En Nro de Asientos, escribir el o los Nros de los asientos que intervienen en este pago y que están grabados en el diario. Ej Asientos (2,3)

En Bancos Presione F2, y escoger el banco con el cual se pago dicho comprobante.

*Si no esta creado, lo podemos hacer desde Edición Bancos

En Nro, de Cheque, ingrese el número de cheque con el que se pagó con el comprobante.

En Nro. Comp. Egreso, ingrese el número de comprobante con el que se va a imprimir.

Luego de esto podemos mandar a imprimir el Comprobante, pulsando en Imprimir,

También Podemos Imprimir el Cheque, pulsando el botón Imprimir Cheque

Si queremos registrar en el Módulo de Bancos, pulsar en ; este valor se ira acumulando en el módulo señalado para posteriormente ver informes de movimientos y también hacer la conciliación bancaria.

Y si queremos registrar en modulo de proveedores, pulsar en ;este valor se registrara en el proveedor señalado anteriormente.

Informes

Luego de realizar los Asientos en el Diario General Integrado, podemos obtener Informes y reportes, tales como:

## INFORMES

### Diario General Integrado.

IR a: Diario General Integrado Informes Diario General Integrado

- Ponga el período del cual queremos obtener el informe y dé un clic en Imprimir, obteniendo lo siguiente informe:

- Para imprimir el reporte nuevamente dar un clic en Imprimir, y para salir pulsar el botón de la esquina superior derecha.

### Resumen Diario General Integrado

El procedimiento es el mismo que el informe anterior y muestra los detalles de cada uno de los asientos con sus respectivos valores totales. Obteniendo lo siguiente:

### Mayor General

Ir a: Diario General Integrado Informes Mayor General

- Este informe lo podemos imprimir en forma General todos los mayores marcando la opción Todos los Mayores Generales y escribiendo un Período ó, Cuenta por cuenta escogiendo el Código que queramos obtener y dar un clic en Imprimir, obteniendo lo siguiente:

### Estados Financieros Contables /Presupuestarios

Ir a: Diario General Integrado Informes Estados Financieros Contables/Presupuestarios:

Para Imprimir todos los Balance y Cedulas Presupuestarias procedemos hacer lo siguiente:

- Escribir el período del cual vamos a obtener los informes, escribiendo la Fecha Inicial y Fecha Final,
- Marcar, dando un clic en el informe que queramos obtener y,
- Pulsar en Imprimir y de esta manera obtenemos los siguientes reportes:

Ej. Informe del Balance de Comprobación

Para salir del Informe dar in clic en el botón de la parte superior derecha ó Alt + F4

### VALIDADOR DE CUENTAS CONTABLES Y PRESUPUESTARIA

Esta opción permite al usuario verificar que los movimientos contables cuadren con los movimientos presupuestarios como establece en ministerio de Economía y Finanzas para lo cual procedemos a realizar:

En los Informes de los Estados Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:

Dar un clic en verificar Balance de Comprobación y Obtenemos el siguiente reporte:

Este reporte nos permite comprobar si las cuentas contables cuadran con las cuentas presupuestarias para lo cual los dos valores tienen que ser iguales, o caso contrario puede que esté pasando lo siguiente:

- Si la Cuenta contable es mayor la Presupuestaria, nos da a conocer el validador que faltan de realizar la afectación presupuestaria en los Asientos Contables de compromiso.

- Si la Cuenta Presupuestaria es Mayor a la Contables el validador los informa que estamos utilizando incorrectamente las cuentas para realizar los asientos.

### GENERACION AUTOMATICA DE ARCHIVOS PLANOS

Esta opción permite al usuario generar directamente desde el sistema los Archivos Planos para el envío de información Contables y Presupuestaria al Ministerio de Economía y Finanzas:

En los Informes de los Estados Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:

- Escoger Balance de Comprobación y seleccionar a “8 Columnas”, “a nivel 2”, “Todas las Cuentas” y “Sigef Integrador”.

- Dar un clic en el Botón Archivos Planos

- y aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana seleccionar el lugar en donde se va a generar los Archivos Planos y finalmente dar un clic en Guardar e inmediatamente se generaran lo archivos Presupuestarios.

### Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios.

Ir a: Diario General Integrado Informes Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios.

- Escoja la opción a imprimir, dando un clic en la misma,
- Escribir el período, es decir la Fecha de Inicio y Fecha de Fin
- Luego dar un Clic en Imprimir, a lo que obtendremos lo siguiente:

## OTRAS OPCIONES DEL MODULO DE CONTABILIDAD

### Como Ingresar Un Aumento o Recorte de Presupuesto.

Ir a. Menú Principal Contabilidad Aumento/Recorte de Presupuesto.

Procedimiento:

* Pulsar en Buscar Cuenta por Código,

* Ingrese el código de Partida Presupuestaria y pulse en aceptar

* Pulse en el botón Actualizar

* Ingrese el valor en el campo de Modificado

* Finalmente pulsar en Grabar.

Repita este proceso con todas las partidas modificadas.

### Como Eliminar un Aumento o Recorte Mal Ingresado

De un clic en Buscar Cuenta y escribir la cuenta presupuestaria en la cual fue ingresada incorrectamente el valor.

Escribir la Fecha exacta en la cual se ingreso dicho valor presupuestario

Escoger si el dato ingresado fue Aumento o Recorte de Presupuesto

Finalmente dar un clic en Eliminar Aumento/Recorte a lo que aparecerá un cuadro que verifica la acción que vamos a realizar a lo que escogemos aceptar e inmediatamente se eliminará tal aumento o disminución.

### Re-Ordenar Nro. Asientos.

Ir a: Menú Principal Contabilidad Re-Ordenar Nro. Asientos

Esta opción nos permite re-enumerar los asientos para que tengan secuencia con la fecha del mismo, para lo cual se procede de la siguiente manera:

- Dar un clic en la opción Re-Ordenar Nro. Asientos, y aparecerá la siguiente ventana.

- Luego elegir la opción Sí, para reordenar los asientos que están ingresados en el sistema.

### Cierre de Período

Luego de finalizar todo el trabajo contable, procedemos a cerrar las cuentas de ingresos y gastos, elaboramos los estados financieros, realizamos una copia de seguridad del trabajo realizado ya sea en CD, Disquete y otro y procedemos a cerrar el período.

## SUGERENCIAS PARA OBTENER UN RESULTADO EFICAZ EN EL MODULO DE CONTABILIDAD

El Presente programa al estar elaborado de acuerdo con la normativa del Ministerio de Finanzas cumple diferentes requisitos para elaborar los diferentes estados financieros tanto Contables como Presupuestarios; bajo estos principios enuncio algunas sugerencias para obtener un mejor resultado:

A) Principio del Compromiso y Devengado.- Para este principio la normativa establece que se debe una institución pública cuando realice un ingreso o un gasto dos asientos el del compromiso y el de cobro o pago. Para lo cual explicaremos con un ejemplo:

1.- Ejemplo.- Recepción de Asignación Presupuestaria

Ingresos - Compromiso – Debe Haber Afectación Pres. 113.15 C x Cob. Aporte Fiscal Corriente 10000 626.31.01 Aporte Fiscal Corriente Gob. Central 10000 150101 Gob Central - Cobro – 111.03 Banco Central 10000

113.15 C x Cob. Aporte Fiscal Corriente 10000

2.- Ejemplo.- Pago de servicios Básicos

Gastos - Compromiso- 634.01.01 Agua Potable 50 .530101Agua Potable 213.53.01 C x Pag. Bienes y Servicios de Consumo Proveedores 50 - Pago – 213.53.01 C x Pag. Bienes y Servicios de Consumo Proveedores 50

111.15.01 Banco Pichincha 50

B) Realizar en Correcta Forma los Asientos con retenciones de IVA y Retención en la Fuente

Cuando se realicen asientos de Compra o venta en los cuales se realice retenciones del IVA o la Fuente se debe considerar lo siguiente:

Las C x Cob IVA deben ser “Iguales” con las Cta. x Pag IVA (Fisco + Proveedor)

1.- Ejemplo Se compran Materiales de Oficina.

-Compromiso- Debe Haber Afectación Pres. 634.08.04 Materiales de Oficina 100.00 53.08.04 113.81.01 C x Cob IVA 12.00 100% 213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de Consumo Proveedores 99.00 213.53.02 C x Pag Bienes y Servicios de Consumo Fisco IR 1.00 30%+ 70% = 100%

213.81.03 C x Pag IVA Fisco 30% 3.60

213.81.02 C x Pag IVA Proveedores 70% 8.40 Valor del Cheque

- Pago de Materiales con Cheque Nro.50 Debe Haber

213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de Consumo Proveedores 99.00

213.81.02 C x Pag IVA Proveedores 70% 8.40

111.15.01 Banco Pichincha 107.40 Valor del Cheque

C) Reversión de Asientos.- Cuando se vaya a realizar un asiento se debe hacer en mismo asiento pero los valores deben ir con signos negativos

1.- Ejemplo: Se realiza la anulación del cheque emitido en el Asiento Anterior

- Reversión del Cheque Nro 50 Debe Haber 213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de Consumo Proveedores - 99.00 213.81.02 C x Pag IVA Proveedores 70% - 8.40 111.15.01 Banco Pichincha - 107.40

D) Utilizar las Cuentas de Correcta Forma, de acuerdo a los que indica la Normativa del Ministerio de Finanzas. E aquí enumeraré algunas de las cuentas que nos servirán de apoyo

Ingresos

Contracuenta Cta de Ingreso Afectación Presupuestaria
113.13 C x C Tasas y Contribuciones 623.01.06 Especies Fiscales 130106 Especies Fiscales
113.17 C x C Rentas de Inversiones y Multas 225.03.02 Rentas Anticipadas Edif. Loc, Recid. 170202 Edificios Locales y Recidencia
113.15 C x C Aporte Fiscal Corriente 626.31.01 Aporte Fiscal Corriente Gob Central 150101 Gobierno Central
113.28 C x C Aporte Fiscal Corriente 626.21.01 Aporte Fiscal de Inversion 280101 Gobierno Central

Gastos

Cta de Gasto Contracuenta Afectación Presupuestaria
633.0101 Sueldos 213.51.01 C x Pag Gastos Personal Nomina 510101 Sueldos y todo el grupo de la 633 213.51.03 C x Pag Gastos Personal Aporte Seg Soc. Y todo el grupo de la 51 213.51.04 C x Pag Gastos Personal Retenciones Varias
634.01.01 Agua Potable 213.53.01 C x Pag Bienes y Servicios de Consumo Proveedores 530101 Agua Potable Y todo el gripo de la 634 213.53.02 C x Pag Bienes y Servicios de Consumo Fisco IR Y todo el grupo de la 53
635.04.03 Comisiones Bancarias 213.57.01 C x Pag Otros gastos Financieros 5702 Comisiones Seg. y Otros gast.
141.01.03 Mobiliarios 213.84.01 C x Pag Bienes de L/Duración Proveedores 840104 Mobiliarios Y todo el grupo de la 141 213.84.02 C x Pag Bienes de L/Duración Fisco IR Y todo el grupo de la 84
151.51.07 Construcciones y Edificaciones 213.57.01 C x Pag Obras Publicas – Contratistas 750107 Construcciones y Edificacion 213.57.02 C x Pag Obras Publicas – Fisco IR

1.- Ejemplo: Se Venden Especies Fiscales

-Compromiso- Debe Haber 113.13 C x Cob Tasas y Contribuciones 25.00 623.01 06 Especies Fiscales 25.00 130106 Especies Fiscales -Cobro- 111.01 Cajas Recaudadoras 25.00

113.13 C x Cob Tasa y Contribuyentes 25.00

2.- Ejemplo: Se Paga Rol de Pagos

-Compromiso- Debe Haber Afectación Presup.. 633.01.01 Sueldos 4500.00 510101 Sueldos 633.02.01 Bonificación Años de Servicio 350.00 510201 Bon. Años Serv 633.02.02 Bonificación por Responsabilidad 250.00 510202 Bon Responsab 633.03.07 Comisariato 5200.00 510307 Comisariato

633.04.01 Cargas Familiares 15.00 510401 Cargas Familiar

633.06.01 Aporte Patronal 290.00 510601 Aporte Patrona

213.51.01 C x Pag Gastos Personal – Nomina 9690.00

213.51.03 C x Pag Gastos Personal – Aporte Seg Social. 435.00

213.51.04 C x Pag Gastos Personal – Retenciones Varias 480.00

-Pago-

213.51.01 C x Pag Gastos Personal – Nomina 9690.00

111.03 Banco Central 9690.00

CAUSAS Y SOLUCIONES PARA CUADRAR LOS ESTADOS FINANCIEROS

A) No Cuadra el Estado Flujos de Efectivo con la Aplicación del Superávit o Financiamiento del Déficit.-

POSIBLES CAUSAS

1.-No se están Realizando en correcta forma los Asientos de Compromiso es decir que puede que estén haciendo asientos tales como:

Asientos de Ingreso y Gastos sin compromisos:

Recepción de Transferencia Debe Haber Afectación Presup.. 111.03 BANCO CENTRAL 10000.00 626.31.01 Aporte Fiscal Corriente 10000.00 150101 Gob Central
Pago de Viáticos 634.03.03 Viáticos y Subsistencias 35.00 530303 Viáticos y Subsisten 213.53.01 Bancos 35.00

OJO: Estos movimientos no tienen el asiento de Compromiso

Solución: Realizar el Asiento de Compromiso y Luego el Asiento de Cobro

2.- Se están realizando de forma incorrecta los Asientos de Reversión

Anulación de Cheques

111.15.01 Banco del Pichincha 50

213.53.01 C x Pag Bienes y Serv. Consumo Proveedores 50

OJO No se debe reversar los asientos como en contabilidad General. Se debe realizar el mismo asiento de Pago pero con Signos Negativos así:

213.53.01 C x Pag Bienes y Serv. Consumo Proveedores -50

111.15.01 Banco del Pichincha -50

# CONTROL DE BANCOS

Ir a: Menú Principal Control de Bancos así:

Para trabajar con este módulo procedemos a realizar lo siguiente:

· Crear Bancos Comerciales

· Realizar los Movimientos de Bancos

· Realizar la Conciliación Bancaria

## Crear Bancos Comerciales.

Ir a: Menú Principal Control de Bancos Bancos Comerciales

Pulsar en Nuevo, e ingrese los datos:

En Código puede ingresar el código de la Cuenta contable del banco

En Nombre, Escriba el nombre del banco comercial

En Nro. Cuenta, Escriba el número de la cuenta bancaria.

En saldo, por lo general se empieza con saldo cero(0). Finalmente clic en Grabar.

## Ingreso de Movimiento de Bancos

Ir a: Menú Principal Control de Bancos Movimientos de Bancos

En esta opción nos permite ingresar todos los movimientos de dinero que se realiza en la institución con el objetivo de llevar un registro que vaya acorde con el reporte del Banco con el que se trabaja. Y se realiza de la siguiente manera.

Dar un clic en Nuevo, y

En Nro. Movimiento, el sistema le enumera automáticamente

En Fecha, Escriba la fecha de la Transacción

En Banco, seleccionar el banco dando un clic en el botón.

En Documento, escoger el documento que se utilizó en la transacción

Ingresamos el Nro. de Documento

En Concepto, Escribir el motivo de la transacción.

En Importe, Ingresar el monto de la transacción

El Nro de Orden de Pago es optativo, es decir puede ir con el número de orden ó también puede ir con el número cero. Luego de ingresar los datos, dar un clic en Grabar.

Luego de ingresar los movimientos podemos obtener un reporte del mismo, dando un clic en imprimir, poniendo el período y luego dar un clic en imprimir. Obteniendo el siguiente reporte.

## Conciliación Bancaria

Ir a: Menú Principal Control de Bancos Conciliación Bancaria

Esta opción nos permite verificar los saldos de nuestro libro Bancos con respecto al corte de Cuenta enviado por el Banco. Esta se procede de la siguiente manera.

Escribir el período, es decir ponga la Fecha de Inicio y Fecha de Fin a la que se va a realizar la conciliación.

En Banco, Elija el banco con el cual vamos a realizar la conciliación dando un clic en el botón.

En Saldo en Banco, escribir el saldo del Corte del Banco

En Error en Bancos, escribir si el corte tiene errores.

Dar un clic en el boto Mostrar Movimiento de Bancos, e inmediatamente se despliega los movimientos realizados en este banco y en este período; comparamos los movimientos y si constan en la celda de control escribir (1) o si no consta escribir el número cero (0) que da como resultado un No

Luego de realizar estos pasos podemos sacar el informe de la conciliación bancaria dando un clic en Imprimir.

####

v INVENTARIOS

Aquí se registran todos los activos que son de consumo interno; pero que se los registre como existencias y no como gastos.

Ø Para el manejo de Inventarios se procede hacer lo siguiente

- Crear Productos considerados inventarios de consumo

- Realizar la Entrada de Productos cuando se realice la compra de los productos.

- Realizar la Salida de Productos en existencia hacia los diferentes departamentos.

Crear Productos Como Ingresar:

Menú Principal Inventarios Productos

- Pulsamos NUEVO y procedemos a ingresar los datos necesarios como:

En código que identifique al producto

En nombre ingresamos el nombre del artículo.

En Unidad Medida(caja, unidad, resma, etc)

En Código Contable (código de la cuenta de existencia de útiles de oficina), grupo 131…

En Código Salida (código de la cuenta de gasto útiles de oficina), Grupo 634…

En Incluye IVA marcamos si el producto incluye IVA si no incluye dejamos en blanco y finalmente grabamos. Para determinar el tipo de artículo debemos basarnos en los Art. 145 y 146 de la ley.

- Este procedimiento realizamos con todos los productos en existencia.

OBSERVACIÓN

Una vez grabada la información podemos modificar algún artículo digitando el botón actualizar, una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a grabar.

De igual manera se podrá eliminar artículos digitando la tecla eliminar cuando por algún motivo los hayamos ingresado en forma equivocada

#####

##### Entrada de Productos

Para su ingreso se procede: Menú Principal Inventarios Entrada de Productos

Para realizar la Entrada de Productos se procede a:

- Dar clic con el ratón en el botón Nuevo
- En Nro.Igreso el sistema le proporciona automáticamente el número.
- En Fecha, escriba la Fecha de adquisición de los productos.
- Luego en el campo Código Producto, dar un clic en el botón, y se nos aparece el listado de los productos creados anteriormente, escogemos el producto con el ratón dando un clic y luego digitamos la tecla enter. El producto escogido automáticamente se transfiere al cuadro principal, seguido digitamos cantidad, precio unitario y automáticamente sale el total; con el cursor bajamos a la otra fila y seguimos ingresando los bienes de consumo que consten en la factura de compra.
- Finalmente pulsar en Guardar, para guardar lo ingresado.

Salida de Productos

Para su Ingreso se procede: Menú Principal Inventarios Salida de Productos

Para realizar la salida de los productos se realiza lo siguiente:

- Dar clic con el ratón en el botón Nuevo
- En Nro.Egreso el sistema le proporciona automáticamente el número.
- En Responsable, pulsar botón, y escoger el responsable de la salida de productos.
- En Departamento, pulsar botón, y escoger el departamento a donde se destinan los productos de la presente salida.
- En Fecha, escriba la Fecha en la cual se está haciendo la salida de los productos.
- En Nro.Comprobante escribimos el número de comprobante de salida
- En el campo de Código Producto: Dar un clic en el botón, y se nos aparece el listado de los productos ingresados anteriormente, escogemos el producto con el ratón dando un clic y luego digitamos la tecla enter. El producto escogido automáticamente se transfiere al cuadro principal, seguido digitamos cantidad, precio unitario y automáticamente obtenemos el total; con el cursor bajamos a la otra fila y seguimos ingresando los bienes de consumo que necesitemos sacar del inventario.
- Finalmente pulsar en Guardar, para guardar la salida de productos.
- Para salir de la pantalla pulsamos en Cerrar

Informes

Luego de realizar el Ingreso de Productos y Salida de Productos, podemos obtener informes como: Kardex, Salidas e Informes de Productos.

Kardex

Esta opción nos permite visualizar el movimiento de un producto en un período determinado, para lo cual en el campo de Productos damos un clic en y escojemos el producto que desamos obtener el Kardex, digitamos las fechas de inicio y fin de movimiento, luego damos un clic eny obtenemos el siguiente reporte:

Reporte de Productos

Esta opción nos permite observar datos generales de los productos creados.

Marcamos lo que deseamos observar e imprimir y damos un clic en, obteniendo lo siguiente:

v CONTROL DE EXISTENCIAS

Aquí registramos los productos que no cumplen con las características de ser activos fijos y que se encuentran sujetos a control de la Contraloría General del Estado.

Existencias

Pulsar un clic en Nuevo y procedemos:

En Código poner el código del producto

En Nombre poner su descripción.

En Cantidad digitamos la cantidad total de bienes que existen en un departamento.

En Precio Total escribir el valor total de los productos.

En Departamento, seleccionamos el lugar.

En Responsable escoger quien es el responsable del producto creado.

Pulsar el botón para guardar los datos ingresados.

Una vez grabada la información podemos modificar algún artículo digitando la tecla actualizar, una vez que se encuentre realizado este proceso procedemos a grabar. De igual manera se podrá eliminar artículos digitando la tecla eliminar cuando por algún motivo los hayamos ingresado en forma equivocada

Para salir de la pantalla pulsamos en Cerrar

#####

##### Informes: Menú Principal Control de Existencias Informes

Este informe nos permite vitalizar todos los productos creados en este módulo, la ubicación y los responsables de los mismos.

Escogemos la opción para sacar el reporte y pulsamos con el raton en

Ejemplo: Para imprimir una lista general, marcamos la opción General y pulsamos el botón, Obteniendo el siguiente reporte:

v ROL DE PAGOS

Este módulo nos permite elaborar los Roles de Pago de:

- Planta Administrativa (por nombramiento o Contrato)
- Planta Docente (por nombramiento o Contrato)

Como resultado de ello, este Módulo nos permite Imprimir Los Roles: General e Individual, Decimos, Bono Trimestral, así como también le realiza el asiento de Rol de Pagos administrativo y docente.

:

###### PLANTA ADMINISTRATIVA

Para elaborar Roles de Pago realizamos los siguientes pasos:

1. Crear Empleados o Docentes y sus Cargas Familiares

2. Verificar los Valores Generales

3. Identificar que Rubros intervienen para el Cálculo del Décimo Tercer Sueldo

4. Visualizar el Rol de Pagos

1. Crear Empleados y sus Cargas Familia

Ir a: Menú Principal Roles de Pago Planta Administrativa/Planta Docente Empleados

Para empezar, pulsar en Nuevo, proceder a ingresar los datos.

- En Nombres ingresar los nombres del empleado
- En Apellidos ingresar los Apellidos del empleado
- En Cédula ingrese la cedula de ciudadanía, permiso o pasaporte
- En Fecha de Ingreso, escribir la fecha de ingreso al Magisterio. Ej. 02/01/1985
- En Cargo Ingresar el cargo que desempeña actualmente.
- En A Contrato, marcar si el empleado está a contrato ó caso contrario lo dejar en blanco.
- En Nro.Partida, ingrese el número de partida
- En Título, ingresar la profesión o título del empleado.
- En Provincia, Barrio/Sector, Calle, Nro.Casa; ingresar los datos de residencia actual de cada empleado
- En Teléfono, escribir el número telefónico del empleado Ej. 03-741258 ó 022363771
- En E-Mail ingresar el e-mail del empleado si tiene o caso contrario dejar en blanco.

Luego de ingresar los datos, procedemos a Grabar, y se va activar el botón; pulsamos este y se nos aparece la siguiente pantalla.

Para empezar pulsamos en Nuevo y procedemos a ingresar los datos de las personas que reprendan cargas familiares así:

- En Nombres, ingresamos Nombres y Apellidos de la carga familiar

- En Fecha de Nacimiento, escribir la fecha de nacimiento de la Carga y obtenemos la edad.

- En Obligatorio, marcar si recibe subsidio familiar permanentemente Ej. Esposa, hijo minusválido.

- En Sub. Educación, marcar si la carga es mayor de 5 o menor de 18 años, caso contrario dejarlo en blanco; luego ingresar los datos Grabar

Para salir de la pantalla pulsamos en el botón Cerrar

2. Verificar Valores Generales

Ir a: Menú Principal Rol de Pagos Planta Administrativa Valores Generales

En esta pantalla se muestra en la parte superior, los beneficios que por ley pertenece en un rol de pagos, para modificar algún valor pulsamos y cambiamos el valor que deseemos y luego Grabar.

En la parte inferior se muestran las cuentas que se han de utilizar al realizar el rol de pago.

3. Identificar los Rubros que intervienen en el Cálculo del Décimo Tercero

Ir a: Menú Principal Rol de Pagos Planta Administrativo Valores Para Décimo 3ro

En esta pantalla verificamos los rubros que intervienen en el cálculo del Décimo Tercero pagado en el mes de Diciembre de cada año.

Para modificar un valor, pulsamos en Actualizar, marcamos los valores que sean necesarios y finalmente Grabar. Para salir pulsamos el botón Cerrar.

4. Visualizar el Rol de Pagos

Ir a: Menú Principal Rol de Pagos Planta Administrativa Calcular Rol de Pagos

En este cuadro podemos visualizar y modificar los rubros de Ingresos si es necesario; luego nos trasladamos hacia los Egresos y de igual manera visualizamos y modificamos si es necesario.

Luego de Verificar que los ingresos y los Egresos son los correctos y estamos de acuerdo con el total a Pagar; procedemos a Grabar uno por uno el rol de cada empleado.

Luego de realizar grabar los datos podemos imprimir desde de la opción Archivo lo siguiente:

- Imprimir Roles Elaborados

- General, Imprime el rol General

- Individual, Imprime el rol Individual para cada empleado directamente.

- Imprimir Todos los Cheques
- Imprimir Décimo 3ro
- Eliminar roles elaborados, esta opción permite eliminar los roles de un mes que ya fueron impresos y contabilizados.

###### Opción Ejecutar

Ir a: En el Rol de Pagos ir a ejecutar

En esta opción podemos:

* Guardar Roles para el cálculo del Décimo 3ro y para recuperarlos posteriormente.

* Contabilizar el rol en el Diario. Esta opción nos permite generar un asiento contable del rol.

Este asiento que se podrá recuperar en el diario general integrado a traves de Asientos Pendientes.

* Recuperar roles guardados de meses anteriores. Por medio de esta opción podemos recuperar roles anteriores e imprimirlos.

* Eliminar Roles de Pagos Almacenados. Esta opción elimina todos los roles que fueron almacenados anteriormente.

###### ROL DE PAGOS PLANTA DOCENTES

Para elaborar Roles de Pago realizamos los siguientes pasos:

1. Crear Empleados o Docentes y sus Cargas Familiares
2. Verificar la Tabla de Sueldos
3. Verificar los Valores Generales
4. Identificar que Rubros intervienen para el Cálculo del Décimo Tercer Sueldo
5. Visualizar el Rol de Pagos

1. Crear Docentes y sus Cargas Familiares

El procedimiento para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el Personal Administrativo con la diferencia que en que en la tabla de Personal Docente se incluye la Categoría , para lo cual damos un clic en el botón y elegir la categoría del empleado y el %Funcional, la cual se realiza de la misma manera que el campo anterior.

2. Verificar la Tabla de Sueldos

Ir a: Menú Principal Rol de Pagos Planta Docente Tabla de Sueldo

- Para modificar los valores de las Categorías, pulsamos un clic en Actualizar, cambiamos los valores que sean necesarios y finalmente Grabar. Para salir pulsar el botón Cerrar.

3. Verificar los Valores Generales

El procedimiento para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el Personal Administrativo.

4. Identificar que Rubros intervienen para el Cálculo del Décimo Tercer Sueldo

El procedimiento para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el Personal Administrativo.

5. Visualizar y Gravar Rol de Pagos

El procedimiento para ingresar los datos del Personal Docente es de la misma forma que en el Personal Administrativo

OTRAS OPCIONES DEL MODULO ROL DE PAGOS

Bono Trimestral

Ir a: Menú Principal Rol de Pagos Planta Administrativa Calcular Bono Trimestral.

* Para el manejo de esta ventana, dar un clic en y escoger el mes del Bono Trimestral, luego Grabar y finalmente Imprimir. Para salir de la ventana, pulsar en Cerrar

Decimo 3ro/4to/5to

Ir a: Menú Principal Rol de Pagos Planta Administrativa Calcular Décimo 3ro/4to/5to

- Esta ventana nos permite visualizar, guardar e imprimir los diferentes décimos de cada empleado.

SISTEMA DE PAGOS INTERBANCARIOS

Esta opción nos permite Generar la Nomina Dbf para realizar los archivos en el Programa del Banco Central para el pago mediante el sistema interbancario a cada una de las cuentas de los empleados públicos de todos los pagos que se los realice como por ejemplo.

PAGAR SUELDOS DE UN MES DETERMINADO

Para ello se deberá realizar lo siguiente:

1. Ingresar todos los datos completos del personal tanto de los docentes como empleados.
2. Realizar los roles de pago de todo el personal.

3. Guardar los roles realizados desde la opción Ejecutar Guardar Roles de Pago

4. Ir a: Menú Principal Rol de Pagos Sistema de Pagos Interbancarios se Obtiene:

5. Es este cuadro procedemos a:

En Pago Mensual: Escribir el Mes y Año del cual se va a realizar la Nómina dbf del personal.

En Concepto de pago: Escoger el concepto de pago Ej. Gastos en Personal

Podemos visualizar la Nómina generada dando un clic en para verificar que los datos están correctamente ingresados (opcional).

6. Luego dar un clic en Generar Nómina dbf a lo que aparecerá el siguiente cuadro:

En este cuadro escoger el lugar en donde vamos a guardar la nómina dbf del rol de pagos del personal y luego damos un clic en guardar. Aparecerá un mensaje a lo que damos clic en “Si” y también otro cuadro a lo que daremos otro clic en aceptar; inmediatamente quedará generada la Nómina dbf . Luego en Escritorio del computador escogemos la Carpeta SPI_SP y no s aparece el siguiente cuadro:

Ejecute programa del Banco Central y genere la Solicitud y el Archivo SPI_SP para imprimir la solicitud y grabarlo en el disquete el archivo Spi_sp.

OTROS GASTOS

También la opción Sistema de Pagos Interbancarios del sistema de contabilidad permite al usuario realizar otros gastos aparte del rol de pagos y se procede de la siguiente manera:

Ir a: Menú Principal Roles de Pago Sistema de Pagos Interbancarios y escoger la opción Otros Gastos a lo que aparecerá el siguiente cuadro.

En este cuadro realizamos lo siguiente:

En Concepto, Escoger el concepto de Pago

En Detalle Escribir el motivo de pago que se va a realizar.

Penemos el monto de pago que de va a realizar y,

Finalmente realizamos el mismo procedimiento a partir del “Paso 6” del anterior Sistema de pagos Interbancarios.

OTRAS OPCIONES DEL SISTEMA

El presente sistema le permite a usted obtener respaldos de la información, en cualquier momento así como también pasar los informes a otros programas como es el Microsoft Excel entre otras como las siguientes.

COMO RESPALDAR LA INFORMACIÓN EN UN MEDIO MAGNÉTICO

Ir a: Icono de entrada Control de Acceso Respaldar y seguir los siguientes pasos:

1. Escribir el Periodo a Respaldar

2. Dar clic en Utilidades Respaldar Base de Datos Fig1 y se obtiene la Fig2

2. Marcar la dirección de la base de datos (flecha1) que aparece en el cuadro con un clic y pulsar en botón

3. En la Fig.3 Escoger en donde va respaldar la información y luego pulse en

4. Finalmente aparece un cuadro de dialogo Fig.4; pulse en , y quedará respaldada la información.

Fig. 1

Fig. 3

Fig. 2

Fig. 4

COMO DESCOMPRIMIR UNA BASE DE DATOS EN EL SISTEMA

Ir a: Icono de entrada Control de Acceso Utilidades Recuperar Base de Datos seguir los siguientes pasos:

· Dar clic en Utilidades Recuperar Base de Datos se obtiene el siguiente cuadro

Fig 1

Fig 2

1. Dar clic en Utilidades, Recuperar Base de Datos (Ver Fig.1) y busque en donde se encuentra la base a descomprimir en el Fichero a Descomprimir. (Ver Fig. 2)

Ej. A/Contabilidad 20 ago-2003

Fig. 3

2. Direccionar en donde se va descomprimir, para ello realice lo siguiente:

- Dar un clic en el botón y direccional a la unidad C

- Dar doble clic en y escoja la carpeta de la unidad en la que desea descomprimir (Ver Fig.6)

- Finalmente pulsar en el botón para descomprimir

- Luego aparecerá un cuadro de dialogo a lo cual pulse en

COMO ENVIAR UN INFORME A FORMATO DE MICROSOFT EXEL

Cualquier informe que se obtenga del sistema puede ser trasladado o grabado en formato de Excel a cualquier medio magnético, esto se lo realiza de la siguiente forma.

- En cualquier informe dar in clic en el botón y aparecerá el siguiente cuadro.

- En Formato escoja el formato “Excel 5.0 (XLS)” y luego pulsar en.

- Aparecerá la siguiente ventana en la cual damos la dirección a guardarse de la siguiente manera.

Por ejemplo lo direccionar a la unidad y luego dar clic en

Finalmente el reporte quedará grabado en el disquete en formato de Excel.

Nota: Los reportes se podrán grabar en formato de Excel en cualquier unidad del computador.

MODULO DE NO CONTABLE

Ir a: Menú Principal No Contable así:

Dentro de este modulo encontramos lo siguiente:

- Asignación Presupuestaria
- Asiento Inicial
- Asiento de Cierre
- Plan de Cuentas
- Partidas Presupuestarias

- Ingresos
- Gastos
- Pagos
- Años Anteriores
- Caja Chica
- Transferencias Bancarias
- SRI
- Retención en la Fuente
- Retenciones con Relación de Dependencia
- Retenciones del IVA
- Validadores Contables
- Informes

OPCION DE ASIGNACION PRESUPUESTARIA

Dentro de esta opción realizamos el ingreso del (PRESUPUESTO ANUAL) el que vamos a utilizar en el transcurso de todo el año.

Ir a: Menú Principal - No Contable - Asignación Presupuestaria y despliega la siguiente pantalla.

Luego que nos despliega la pantalla anterior buscamos las Partidas Presupuestarias que vamos a utilizar, podemos buscar las partidas de tres maneras:

1. Desplegamos el cursor sobre cualquier celda y con las flechas del teclado buscamos la partida que necesitamos y procedemos a ingresar el valor correspondiente.
2. Otra forma de buscar es por la barra de desplegamiento que se encuentra al lado derecho de la ventana.
3. Si sabemos los códigos de las partidas nos vamos a la parte inferior izquierda de la ventana Buscar por Código y digitamos el código de la partida y automáticamente aparece en la pantalla.

Después que ingresamos las partidas tanto de ingresos como de gastos verificamos que cuadre los totales de ingresos y totales de gastos

OPCIÓN DEL ASIENTO INICIAL O ASIENTO DE APERTURA

En esta opción ingresamos el asiento de apertura con el que vamos a iniciar el año actual

Ir a: Menú principal – No Contable – Asiento Inicial y nos despliega la siguiente pantalla:

Luego que despliega la pantalla anterior vamos a actualizar hacemos clic y procedemos a ingresar lo siguiente:

En fecha Contabilización, Ingresamos la fecha del asiento de Apertura o Inicial

Detalle, Ingresamos el detalle de lo que se trata la transacción en este caso Asiento de Apertura.

En Numero de Asiento, El sistema Ingresa el numero automáticamente

Ya una vez que hemos ingresado los datos necesarios vamos a ingresar las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, y Buscamos las cuentas de la siguiente manera:

1. Desplegamos el cursor sobre cualquier celda y con las flechas del teclado buscamos la Cuenta Contable que necesitamos y procedemos a ingresar el valor correspondiente.

2. Otra forma de buscar es por la barra de desplegamiento que se encuentra al lado derecho de la ventana.

3. Buscar por Código , Si sabemos los códigos de las partidas nos vamos a la parte inferior izquierda de la ventana y digitamos el código de la partida y automáticamente aparece en la

Luego Procedimos a Grabar y verificamos que tanto el debe como el haber deben ser igual y el saldo debe estar en cero

ASIENTO DE CIERRE

Para realizar el asiento de cierre ingresamos por el - No Contable – Asiento de Cierre y aparece la siguiente pantalla

Luego presionamos SI y aparece lo siguiente:

Con esta opción procedemos a cerrar todas las cuentas de; Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

OPCÓN DE PLAN DE CUENTAS.

Ir a: Menú Principal No Contable Plan de Cuentas

Como Crear, Modificar o Eliminar el Plan de Cuentas

Como Crear una Cuenta Contable?

Para empezar, pulsar en Nuevo, luego proceder a ingresar los valores de:

En Código, ingresamos el código de la Cuenta Contable que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el Plan de Cuentas del Sistema..

En Nombre, Escribir el nombre de la Cuenta Contable del código ingresado

En Cuenta Final, marcar con in clic si es cuenta final de acuerdo con la clasificación de las Cuentas Ej. La Cuenta Contable 1“no es cuenta final”; mientras que la Cuenta 111.15.01 “es cuenta final”.

En Afectación Presupuestaria, se escoge la Partida Presupuestaria pulsando la tecla “F2”, siempre y cuando la cuenta creada tenga afectación presupuestaria según la Normativa del SIGEF; caso contrario lo dejamos en blanco, y procedemos a Grabar.

Como Modificar una Cuenta Contable?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a modificar Ej. Cod. 111.15.01, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta Contable. Luego pulse del botón Actualizar, y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar

Como Eliminar una Cuenta Contable?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a eliminar Ej. Cod. 111.15.01, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la Cuenta Contable. Luego pulse del botón Eliminar. Luego de ello escoja la opción Aceptar si es conveniente y la cuenta quedará eliminada, y no aparecerá en ningún reporte.

NOTA: Una Cuenta Contable se podrá eliminar siempre y cuando no este ingresado ninguna información en la misma.

OPCIÓN DE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS

Ir a: Menú Principal No Contable Partidas Presupuestarias.

Como Crear, Modificar o Eliminar Partidas Presupuestarias:

Como Crear una Partida?

Para empezar, pulsar en Nuevo, luego proceder a ingresar los valores de:

En Código, ingresamos el código de la partida que este de acuerdo con la normativa y que no exista en el plan de Cuentas Presupuestarias del Sistema..

En Partida, Escribir el nombre de la partida del código ingresado

Unidad Ejecutora, El sistema automáticamente ingresa la unidad ejecutora

En Cuenta Final, marcar con un clic si es cuenta final de acuerdo con la clasificación de las partidas Ej. La partida 15 “no es cuenta final”; mientras que la Partida 150101 “es cuenta final”.

Luego de ingresar estos datos, procedemos a Grabar.

Como Modificar una Partida?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a modificar Ej. Cod. 510101, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego pulse del botón Actualizar, y proceda a hacer los cambios necesarios. Finalmente Grabar

Como Eliminar una Partida?

Dar un clic en Buscar, luego de ello aparece una ventana en la cual escriba el código a eliminar Ej. Cod. 510101, luego pulsar en aceptar y obtenemos los datos de la partida. Luego pulse del botón Eliminar. Luego de ello escoja la opción Aceptar si es conveniente y la cuenta quedará eliminada, y no aparecerá en ningún reporte.

NOTA: Una Partida se podrá eliminar siempre y cuando no este ingresado ninguna información en la misma.

OPCIÓN DE INGRESOS

Esta opción nos genera asientos contables de ingresos como es el más común el de Aporte Fiscal Corriente y así todo tipo de ingresos

COMO REALIZAR ASIENTOS CONTABLES DE INGRESOS

Luego de haber escogido el tipo de ingreso que deseamos realizar ingresamos los datos siguientes:

Ingreso del asiento

Pulsar en Nuevo, e ingrese los datos:

En fecha, se ingresa la fecha del movimiento Cuenta de ingreso, escogemos la cuenta de nuestra necesidad.

Cuenta del Banco, escogemos el banco que

Ingresa el dinero

Concepto, el detalle del asiento Valor, la cantidad del ingreso.

Luego de ingresar todos los datos necesarios procedimos a grabar , aparecerá un mensaje donde indica que numero de asiento que se ha grabado

OPCIÓN DE GASTOS

Bienes y Servicios de Consumo

Esta opción nos genera asientos contables de Gastos como son los mas comunes los Bienes y Servicios de Consumo :

§ Servicios Básicos

§ Servicios Generales

§ Viáticos y Subsistencias

§ Mantenimientos y Reparación

§ Arrendamiento de Bienes

§ Contrataciones de Estudios/ Investigaciones

§ Gastos en Informática

§ Bienes de Uso y Consumo Corriente

COMO REALIZAR ASIENTOS CONTABLES DE GASTOS

Luego de haber escogido el tipo de gasto que deseamos realizar ingresamos los datos siguientes:

Ingreso del asiento

Pulsar en Nuevo, e ingrese los datos:

En fecha, se ingresa la fecha del movimiento Cuenta de Gastos, escogemos la cuenta de nuestra necesidad.

Cuenta del Banco, escogemos el banco con el

Que se va ha pagar Concepto, el detalle del asiento

Base Imponible 12%, aquí ingresamos el valor sin incluir el 12% del IVA ya que el programa ingresa automáticamente en la opción Monto IVA

Base Imponible 0%, aquí ingresamos el valor cuando no tiene porcentaje de IVA.

% Retención Fuente, escogemos el porcentaje de retención si lo hubiera en el asiento o caso contrario ingresamos cero .

Contribuyente Especial, asemos clic si es contribuyente especial

Asiento de Pago, le quitamos el visto si no queremos que salga el asiento de pago en el diario

Luego de ingresar todos los datos necesarios procedimos a grabar , aparecerá un mensaje donde

indica en que numero de asiento se ha grabado luego aceptamos.

COMO GENERAR EL COMPROBANTE DE EGRESOS

Ir a: Comprobante donde aparecerá la siguiente figura:

En la que el programa automáticamente ingresa

Concepto ,

Importe, ,

Nro. De Asiento

Fecha, la fecha en la que se registra la transacción

Beneficiario, el proveedor .

Banco, escogemos el banco con el que se hizo el pago.

ingresamos el numero del cheque.

ingresamos el numero del comprobante.

Luego de esto podemos mandar a imprimir el Comprobante, pulsando en Imprimir,

También Podemos Imprimir el Cheque, pulsando el botón Imprimir Cheque

Si queremos registrar en el Módulo de Bancos, pulsar en ; este valor se ira acumulando en el módulo señalado para posteriormente ver informes de movimientos y también hacer la conciliación bancaria.

Y si queremos registrar en modulo de proveedores, pulsar en ; este valor se registrara en el proveedor señalado anteriormente.

COMO GENERAR ANEXOS

Ir a: Anexos donde aparecerá la siguiente figura:

En Cód. Transacción.- Pulsar F2 del Teclado y escoger en tipo de proveedor y luego dar un Enter.

En RUC/CI Proveedor o Cliente.- Pulsar F2 y Escoger el cliente al cual se hizo la compra o Venta.

En Cod. Tipo Comprobante.- Pulsar F2 y escoger el Documento con el cual se hizo la transacción.

OJO: Solo las Facturas y Liquidación de Bienes o Prestación de Servicios son objeto de Crédito Tributario para la devolución del IVA en las entidades del Sector Público.

En Nro. Serie Comprobante.- Este Número el Sistema lo ingresa directamente; nosotros simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.

En Nro. Secuencial Comprobante.- En este campo Escribir el Nro. De Factura con la cual se Hizo la transacción.

En Nro. Autorización.- Este Número el Sistema lo ingresa directamente; nosotros simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.

En Ident. Crédito Tributario o Gasto.- Pulsar F2 y Escoger este tipo de identificación dando un enter.

OJO: Recomendable el Cod. 01 - Crédito Tributario para la declaración del IVA

En Monto ICE.- Escribir el valor de ICE en el caso de los productos que graban este impuesto, caso contrario dar un enter para pasar al siguiente campo.

En Transacción Derecho Devolución.- Marcar con el Ratón si se va a pedir la devolución.

En Código.- Pulsar F2 y escoger el tipo de movimiento de la transacción. Ej.

323 Por otras Transacciones de Bienes – Activos Fijos (Solo año>=2002)

325 Por otras Transacciones de Bienes – Activos Corrientes (Solo año>=2002)

327 Por otras Transacciones de Bienes – Servicios (Solo año>=2002)

Finalmente Grabar la Transacción dando un clic en Grabar

Como Generar Retenciones .

Ir a: , luego despliega la siguiente pantalla

Luego hacemos clic en Imprimir y nos despliega el siguiente reporte:

Este informe nos sirve como modelo de la retención del IVA y de Impuesto a la Renta par ingresar estos datos en los comprobantes de retención de cada institución. Este Comprobante no es Valido.

OPCION DE REMUNERACIONES

Dentro de esta opcion registramos asientos de pago por Remuneraciones del Personal Administrativos y Vocales

Ir a: Menú Principal – No Contable – Gastos - Remuneraciones

## OPCION DE VOCALES

Esto nos permite registrar asientos de cuando pagamos Remuneraciones a los Vocales

Ir a: Menú Principal – No Contable – Gastos – Remuneraciones – Vocales

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: El día, el mes y el año que se va a realizar el pago

Concepto: Ingresamos el detalle del pago que realizamos

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.

Base Imponible: El valor de la base imponible sin incluir el IVA, ya que el sistema Automáticamente le calcula.

% Retención Fuente: Hacemos clic en y seleccionamos el % de retención Impuesto a la Renta

% Retención IVA: Hacemos clic en y seleccionamos el % de retención del IVA

Ya ingresado los datos requeridos mandamos a grabar y automáticamente sale esta pantalla

y damos AceptAR

OPCIÓN DE PAGOS

Ir a: Menú Principal - No Contable - Pagos

## PENDIENTES

Dentro de esta opción realizamos asientos de pagos que se realizaron en días anteriores o quedaron comprometidos y no fueron pagados .

Ir a: Menú Principal – No Contable – Pagos - Pendientes

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: El día, el mes y el año que se va a realizar el pago

Nro. Asiento: En esta opción hacemos clic en y despliega todos los asientos que están pendientes de pago y seleccionamos el numero del asiento de el devengado para que realice el pago.

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.

Ya ingresado los datos requeridos mandamos a grabar y automáticamente sale esta pantalla

### PAGO IESS

En esta opción nos permite realizar asientos de pago del IESS.

Ir a: Menú Principal – No Contable – Pagos – IESS.

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar el pago

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.

Concepto: Ingresamos el detalle del pago que realizamos

Valor: Ingresamos el valor del pago.

Y a continuación grabamos y despliega la pantalla siguiente

y finalmente aceptamos.

### PAGO RETENCIONES VARIAS

En esta opción nos permite realizar asientos de pago de Retenciones Varias.

Ir a: Menú Principal – No Contable – Pagos – Retenciones Varias.

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar el pago

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.

Concepto: Ingresamos el detalle del pago que realizamos

Valor: Ingresamos el valor del pago.

Y a continuación grabamos y despliega la pantalla siguiente

y finalmente aceptamos.

###

### PAGO IMPUESTOS

En esta opción nos permite realizar asientos de pago de Impuestos.

Ir a: Menú Principal – No Contable – Pagos – Impuestos.

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar el pago

Concepto: Ingresamos el detalle del pago que realizamos

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.

Cuentas por Pagar: Hacemos clic y nos despliega todas las cuentas por pagar y seleccionas las cuentas que vamos a pagar y el valor respectivo de cada cuenta y finalmente grabamos

y despliega la pantalla siguiente

Y aceptamos

OPCIÓN DE A ÑOS ANTERIORES

Dentro de esta opción podemos registrar asientos de cobros o pagos de cuentas de años anteriores, nos ingresamos de la siguiente manera:

Ir a: Menú Principal – No Contable – Años Anteriores.

Como realizar Asientos de Cobros

Ir a: Menú Principal – No Contable – Años Anteriores – Cobros

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha del cobro

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco donde ingresa el dinero.

Concepto: Ingresamos el detalle del ingreso que realizamos

Valor: Ingresamos el valor del ingreso y finalmente grabamos y despliega la pantalla siguiente.

y damos clic en aceptar.

Ir a: Menú Principal – No Contable – Años Anteriores.

Como realizar Asientos de Pagos

Ir a: Menú Principal – No Contable – Años Anteriores – Pagos

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha del cobro

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que se va a pagar.

Concepto: Ingresamos el detalle del pago que realizamos

Valor: Ingresamos el valor del pago y finalmente grabamos y despliega la pantalla siguiente.

y damos clic en aceptar.

OPCIÓN DE CAJA CHICA

Dentro de esta opción realizamos asientos para creación, aumento y pago caja chica

Ir a: Menú Principal – No Contable – Caja Chica

COMO REALIZAR UN ASIENTO DE CREACIÓN DE CAJA CHICA

Ir a: Menú Principal – No Contable – Caja Chica – Creación.

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha del cobro

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que se va a pagar.

Concepto: Ingresamos el detalle del pago que realizamos

Valor: Ingresamos el valor del pago y finalmente grabamos y despliega la pantalla siguiente.

y damos clic en aceptar.

COMO REALIZAR UN ASIENTO DE CREACIÓN DE CAJA CHICA

Ir a: Menú Principal – No Contable – Caja Chica – Aumento

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha del cobro

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que se va a ser el aumento de caja chica.

Concepto: Ingresamos el detalle del aumento que realizamos

Valor: Ingresamos el valor del pago y finalmente grabamos y despliega la pantalla siguiente.

y damos clic en aceptar.

### PAGO IMPUESTOS

COMO REALIZAR UN ASIENTO DE CREACIÓN DE CAJA CHICA

Ir a: Menú Principal – No Contable – Caja Chica – Aumento

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar el pago

Concepto: Ingresamos el detalle del pago que realizamos

Cuenta del Banco: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco con el que pagamos.

Cuentas de Gasto: Hacemos clic y nos despliega todas las cuentas por pagar y seleccionas las cuentas que vamos a pagar y el valor respectivo de cada cuenta y finalmente grabamos

y despliega la pantalla siguiente

y damos aceptar.

OPCION DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS

Dentro de esta opción realizamos asientos de transferencias entre cuantas bancarias

Ir a: Menú Principal – No Contable – Transferencias Bancarias y despliega la siguiente pantalla

Ya desplegada esta pantalla hacemos clic en nuevo e ingresamos los datos siguientes:

Fecha: Ingresamos la fecha a la que se va a realizar la transferencia

Banco Origen: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco de donde sale el dinero.

Banco Origen: Hacemos clic en y despliega todos los bancos que tenemos y seleccionamos el banco a donde va a ingresar el dinero.

Concepto: Ingresamos el detalle de la transferencia que realizamos y grabamos

y damos aceptar.

SRI TALON RESUMEN

Con la opción del SRI el programa nos ofrece el talón Resumen de los anexos, tanto del impuesto a la Renta como del IVA, par esto, ingresamos por el No Contable - SRI – Talón Resumen:

IMPUESTO A LA RENTA

Damos clic en Impuesto a la Renta y obtenemos la siguiente pantalla:

ponemos el año al que corresponde la información y le damos clic en el icono guardar lo cual nos genera los archivos necesarios ya validados y listos para enviar al Servicio de Rentas Internas, como se presenta a continuación

Buscamos el directorio en el cual se guardará la información, gravamos en el disket y enviamos al SRI.

IVA

Para obtener el Talón Resumen del IVA damos clic en – No Contable – SRI – Talón Resumen – Iva y aparece la siguiente pantalla:

Colocamos el mes y el año al que corresponde la información y le damos un clic en el icono guardar de esta manera obtenemos los archivos necesarios, la información validada y lista para enviar al SRI como se muestra a continuación.

gravamos la información en un disket y enviamos la información.

OPCIÓN DE RETENCIONES EN LA FUENTE

Ir a: Menú Principal – No Contable – Retenciones en la Fuente.

Esta Opción nos permite ingresar transacciones en las que solamente se Hayan hecho Retenciones en la Fuente a un proveedor o Cliente.

Esta se Procede de la Siguiente manera.

Dar un clic en Nuevo y llenamos las diferentes ventanas Así:

En RUC/CI Retenido.- Presionar F2 y escoger el Proveedor al que se le hizo la retención en la fuente e inmediatamente el sistema muestra presenta al nombre de la empresa a la que se hizo la retención en el siguiente campo.

En Tipo Ident. Retenido.- Presionar F2 y Escoger el tipo de identificación del proveedor sea este (RUC, Cedula o Pasaporte)

En % de Retención.- Escoger el porcentaje de Retención que se le hizo al proveedor.

En Valor base Imponible.- Escribir la base Imponible objeto de la retención

En Valor Retenido.- En este Campo El sistema le calcula directamente el monto de Retención en la fuente.

En Código.- Pulsar F2 y escoger el tipo de movimiento de la transacción. Ej.

324 Por otras Transacciones de Bienes – Activos Fijos (Solo año>=2002)

325 Por otras Transacciones de Bienes – Activos Corrientes (Solo año>=2002)

327 Por otras Transacciones de Bienes – Servicios (Solo año>=2002)

En Fecha de Retención.- Escribir la fecha en la cual se hizo la retención.

Finalmente Grabar la Transacción dando un clic en Grabar

## COMO GENERAR ARCHIVOS PLANOS

Ir a: Retenciones en la Fuente – Generar – Archivos Planos y despliega la siguiente ventana

Año de Calculo: Ingresamos el año que vamos a generar archivo plano.

Y a continuación grabamos y nos despliega la siguiente pantalla

En la parte que dice guardar en, seleccionamos la Unidad de Disco 3 1/2 (A:)

Y presionamos el icono guardar

Posteriormente aparece la siguiente ventana:

y presionamos aceptar.

Luego presionamos el icono cerrar.

OPCIÓN DE RETENCIÓN DE IVA

#

Ir a: Menú Principal Impuestos Registrar Transacciones Locales y Obtenemos:

#

# Dar un Clic en Nuevo y procedemos a llenar los datos Como:

En Porcentaje de Retención del IVA.- Escoger cualquiera de las opciones que se muestran en la tabla dependiendo del Movimiento que el adquiriente tenga con su proveedor así:

La Presente Tabla nos ayudará a tener un concepto más claro para los diferentes casos de retención del IVA

CONCEPTO | PORCENTAJE RETENCIÓN | CASOS
Sin Retención | 0% de Retención | - Compras a Contribuyentes Especiales - Ventas
Compra de Bienes | 30% | - Compra de Artículos Tangibles
Prestación de Servicios 70% | 70% | - Prestación de servicios con Profesionales
Prestación de Servicios 100% | 100% | - Prestación de Servicios con no Profesionales y Arriendos
Liquidación Compra de Bienes | 100% | - Emisión de Liquidación de Compras o Prestación de Servicios por parte del Adquiriente en compra de Bienes
Liquidación Prest. Servicios | 100% | - Emisión de Liquidación de Compras o Prestación de Servicios por parte del Adquiriente en Prest. de Servicios.

En Periodo Informado (Mes / año).- Escribir en mes y Año en la cual se hizo la transacción.

En Cód. Secuencial Transacción.- Pulsar F2 del Teclado y escoger en tipo de proveedor y luego dar un Enter.

En RUC/CI Proveedor o Cliente.- Pulsar F2 y Escoger el cliente al cual se hizo la compra o Venta.

En Cod. Tipo Comprobante.- Pulsar F2 y escoger el Documento con el cual se hizo la transacción.

OJO: Solo las Facturas y Liquidación de Bienes o Prestación de Servicios son objeto de Crédito Tributario para la devolución del IVA en las entidades del Sector Público.

En fecha Emisión de Comprobante y Fecha Registro Contable.- Escribir el día en el cual se hizo la transacción e inmediatamente el sistema escribirá la fecha de registro contable; está si es diferente a la anterior puede ser modificada.

En Nro. Serie Comprobante.- Este Número el Sistema lo ingresa directamente; nosotros simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.

En Nro. Secuencial Comprobante.- En este campo Escribir el Nro. De Factura con la cual se Hizo la transacción.

En Nro. Autorización.- Este Número el Sistema lo ingresa directamente; nosotros simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.

En Fecha Caducidad (Mes / año).- Esta Fecha el Sistema lo ingresa directamente; nosotros simplemente miramos el Campo y Pasamos a la siguiente celda.

En Ident. Crédito Tributario o Gasto.- Pulsar F2 y Escoger este tipo de identificación dando un enter.

OJO: Recomendable el Cod. 01 - Crédito Tributario para la declaración del IVA

En Base Imponible Grabada.- Escribir la base imponible del Factura que graba IVA

En Porcentaje IVA.- Escoger el porcentaje de IVA que graba el producto (Vigente el 12%).

En Base Imponible Tarifa 0%.- Escribir la base Imponible de la compra de productos que no graben IVA.

En Monto IVA.- En sistema le muestra en monto de IVA de la base imponible ingresada anteriormente.

En Monto ICE.- Escribir el valor de ICE en el caso de los productos que graban este impuesto, caso contrario dar un enter para pasar al siguiente campo.

En Transacción Derecho Devolución.- Marcar con el Ratón si se va a pedir la devolución.

Las Tres Celdas siguientes se utilizarán si el movimiento es una venta.

En la presente Ventana también el usuario puede registrar las retenciones en la Fuente para la declaración del Impuesto a la renta así:

En Porcentaje Retención.- Escoger el Porcentaje que se hizo en la Fuente sea este en los siguientes casos:

% de Retención | CASOS
0 % | No se hizo la retención – La compra no supera la base Imponible
0.1% | Seguros
1% | Compra de Bienes
5% | Prestación de Servicios no profesionales
8% | Prestación de Servicios

En Código.- Pulsar F2 y escoger el tipo de movimiento de la transacción. Ej.

325 Por otras Transacciones de Bienes – Activos Fijos (Solo año>=2002)

325 Por otras Transacciones de Bienes – Activos Corrientes (Solo año>=2002)

327 Por otras Transacciones de Bienes – Servicios (Solo año>=2002)

Finalmente Grabar la Transacción dando un clic en Grabar

## COMO GENERAR ARCHIVOS PLANOS DE RETENCIONES IVA

Ir a: Retenciones IVA - Generar y despliega la siguiente pantalla

Luego damos un clic en Grabar y despliega la siguiente pantalla

Y presionamos el icono guardar

Posteriormente aparece la siguiente ventana:

y presionamos aceptar.

Luego presionamos el icono cerrar.

VALIDADORES CONTABLES

La opción de validadores contables nos permite verificar que la información del balance de Comprobación este correcto y también nos permite ver que este cuadrado Los flujos del Efectivo comparado con el estado de Superavit, ej.

VALIDADOR DEL BALANCE DE COMPROBACION

Para ver el validador del Balance de Comprobación damos clic en el espacio que se indica a continuación colocamos las fechas al periodo que corresponde y damos clic en la lupita luego nos aparece la siguiente pantalla:

como podemos ver la información esta cuadrada.

VALIDACION DEL SUPERAVIT

Para ver el validador del Superavit damos clic en el espacio que se indica a continuación colocamos las fechas al periodo que corresponde y damos clic en la lupita luego nos aparece la siguiente pantalla:

aquí podemos ver que el valor del estado de flujo del efectivo es exactamente igual al de Superavit con signos contrarios.

OPCION DE INFORMES

Ira:Menú Principal – No Contable - Informes

DIARIO GENERAL INTEGRADO

IR a: Diario General Integrado Informes Diario General Integrado

- Ponga el período del cual queremos obtener el informe y dé un clic en Imprimir, obteniendo lo siguiente informe:

- Para imprimir el reporte nuevamente dar un clic en Imprimir, y para salir pulsar el botón de la esquina superior derecha.

Resumen Diario General Integrado

El procedimiento es el mismo que el informe anterior y muestra los detalles de cada uno de los asientos con sus respectivos valores totales. Obteniendo lo siguiente:

Mayor General

Ir a: Diario General Integrado Informes Mayor General

- Este informe lo podemos imprimir en forma General todos los mayores marcando la opción Todos los Mayores Generales y escribiendo un Período ó, Cuenta por cuenta escogiendo el Código que queramos obtener y dar un clic en Imprimir, obteniendo lo siguiente:

Estados Financieros Contables /Presupuestarios

Ir a: Diario General Integrado Informes Estados Financieros Contables/Presupuestarios:

Para Imprimir todos los Balance y Cedulas Presupuestarias procedemos hacer lo siguiente:

- Escribir el período del cual vamos a obtener los informes, escribiendo la Fecha Inicial y Fecha Final,
- Marcar, dando un clic en el informe que queramos obtener y,
- Pulsar en Imprimir y de esta manera obtenemos los siguientes reportes:

Ej. Informe del Balance de Comprobación

Para salir del Informe dar in clic en el botón de la parte superior derecha ó Alt + F4

VALIDADOR DE CUENTAS CONTABLES Y PRESUPUESTARIA

Esta opción permite al usuario verificar que los movimientos contables cuadren con los movimientos presupuestarios como establece en ministerio de Economía y Finanzas para lo cual procedemos a realizar:

En los Informes de los Estados Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:

Dar un clic en verificar Balance de Comprobación y Obtenemos el siguiente reporte:

Este reporte nos permite comprobar si las cuentas contables cuadran con las cuentas presupuestarias para lo cual los dos valores tienen que ser iguales, o caso contrario puede que esté pasando lo siguiente:

- Si la Cuenta contable es mayor la Presupuestaria, nos da a conocer el validador que faltan de realizar la afectación presupuestaria en los Asientos Contables de compromiso.

- Si la Cuenta Presupuestaria es Mayor a la Contables el validador los informa que estamos utilizando incorrectamente las cuentas para realizar los asientos.

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE ARCHIVOS PLANOS

Esta opción permite al usuario generar directamente desde el sistema los Archivos Planos para el envío de información Contables y Presupuestaria al Ministerio de Economía y Finanzas:

En los Informes de los Estados Contables y Presupuestarios realizar lo siguiente:

- Escoger Balance de Comprobación y seleccionar a “8 Columnas”, “a nivel 2”, “Todas las Cuentas” y “Sigef Integrador”.

- Dar un clic en el Botón Archivos Planos

- y aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana seleccionar el lugar en donde se va a generar los Archivos Planos y finalmente dar un clic en Guardar e inmediatamente se generaran lo archivos Presupuestarios.

Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios.

Ir a: Diario General Integrado Informes Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios.

- Escoja la opción a imprimir, dando un clic en la misma,
- Escribir el período, es decir la Fecha de Inicio y Fecha de Fin
- Luego dar un Clic en Imprimir, a lo que obtendremos lo siguiente:

v CONTENIDO

Datos Generales …………………………………………………………………… 1

Como Ingresar al Programa Contabilidad Gubernamental…………………………. 1

Herramientas Básicas a Utilizar ……………………………………………………. 3

MODULO ARCHIVO

Como Cambiar la Contraseña ……………………………………………………… 4

Parámetros Generales ………………………………………………………………. 4

MODULO ACTIVOS FIJOS

Artículos ……………………………………………………………………………... 6

Departamentos ………………………………………………………………………. 6

Ingreso de Activos Fijos …………………………………………………………….. 7

Calcular Depreciación Mensual …………………………………………………….. 8

Informes …………………………………………………………………………….. 9

INVENTARIOS

Crear Productos ……………………………………………………………………… 10

Entrada de Productos ………………………………………………………………… 11

Salida de Productos ………………………………………………………………….. 12

Informes ……………………………………………………………………………... 13

Kardex ……………………………………………………………………… 13

Reporte de Productos ………………………………………………………. 13

CONTROL DE EXISTENCIAS

Existencias …………………………………………………………………………… 14

Informes ……………………………………………………………………………… 15

ROL DE PAGOS

Planta Administrativa ………………………………………………………………… 16

Crear Empleados ……………………………………………………………. 16

Cargas Familiares …………………………………………………………… 17

Verificar Valores Generales. ………………………………………………………… 18

Identificas Rubros que Intervienen en el Cálculo del Décimo Tercero ……………… 18

Visualizar Rol de pagos ……………………………………………………………… 18

Opción Archivo

Imprimir Roles Elaborados ………………………………………… 19

Imprimir Todos los Cheques ……………………………………….. 19

Imprimir Décimo Tercero. …………………………………………. 19

Opción Ejecutar. …………………………………………………………….. 19

Rol de Pagos Planta Docente. …………………………………………………………. 20

Crear Docentes y sus Cargas Familiares. ……………………………………. 20

Tabla de Sueldos. ……………………………………………………………. 20

Verificar los Valores Generales. …………………………………………….. 21

Identificar Rubros que Intervienen para el Calculo de Décimo 3ro. ………… 21

Visualizar Y Grabar Rol de pagos. ………………………………………….. 21

Otras Opciones del Módulo Rol de Pagos

Bono Trimestral. ……………………………………………………………. 21

Décimo 3ro/4to/5to. ………………………………………………………… 21

CONTABILIDAD

Aspectos Básicos. ……………………………………………………………………. 22

Como Crear, Modificar o Eliminar Partidas Presupuestarias. ………………………. 22

Como Crear Una Partida. ………………………………………………….. 22

Como Modificar Una Partida. ……………………………………………… 22

Como Eliminar Una Partida. ……………………………………………….. 23

Como Crear, Modificar o Eliminar el Plan de Cuentas. …………………………….. 23

Como Crear Una Cuenta Contable. ………………………………………… 23

Como Modificar Una Cuenta Contable. …………………………………… 23

Como Eliminar Una Cuenta Contable. …………………………………….. 23

Manejo del Módulo de Contabilidad. ……………………………………………….. 24

Como Ingresar la Asignación Presupuestaria. ……………………………………… 24

Como Ingresar los asientos Contables. ……………………………………………… 25

Como Realizar la afectación Presupuestaria. ……………………………………….. 26

Otras Opciones del diario General Integrado.

Como Modificar un Asiento. ……………………………………………… 27

Como Eliminar un Asiento. ……………………………………………….. 27

El Botón Iva. ………………………………………………………………. 27

Como Copiar un Asiento. …………………………………………………. 28

Como Utilizar los Asientos Pendientes. ……………………………………. 28

Comprobantes de Egreso e Ingreso de Caja. ……………………………… 29

INFORMES

Diario General Integrado. …………………………………………………………… 30

Resumen de Diario general Integrado. ……………………………………………… 30

Mayor General. ……………………………………………………………………… 31

Estados Financieros Contables y Presupuestarios. …………………………………. 31

Auxiliar de Ingresos/Gastos Presupuestarios. ……………………………………… 32

OTRAS OPCIONES DEL MODULO DE CONTABILIDAD

Como Ingresar un Aumento o Recorte de Presupuesto. ……………………………. 33

Re- Ordenar Nro. Asientos. ………………………………………………………… 33

Cierre de Periodo. ………………………………………………………………….. 33

CONTROL DE BANCOS.

Crear Bancos Comerciales. ………………………………………………………… 34

Ingreso de movimientos de Bancos. ………………………………………………. 34

Reportes. …………………………………………………………………………… 34

Conciliación Bancaria. …………………………………………………………….. 35

OTRAS OPCIONES DEL SISTEMA

Como Respaldar la Información en un medio Magnético. ………………………….. 37

Como Descomprimir una Base de Datos en el Sistema. ……………………………. 37

Como Enviar los Informes a Formato de Microsoft Excel. ………………………… 38